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(一)发文事由
发文事由是指书写公文或者应用文的目的、背景、根据。一般来说发文事由可以写成两种情况。一种为上级精神,一种为现状分析。例如:题干要求我们写一篇《关于推进养老工作的建议》,若在材料中出现了政策文件,上级精神要求推进养老工作,这时我们的发文事由就可以把该政策文件摘抄出来;若材料中没有上级精神,而是在叙述现状,例如:题干要求我们写一篇《节水宣传材料》,在材料中描述的都是我国水资源遭到大肆污染、严重浪费等现状,这时我们便可以归纳概括材料中关于水资源的现状作为这篇公文的发文事由。而且要将这些上级精神或者现状连接起来,可以用根据式开头或者目的式开头来书写。根据式开头是指用“经”、“根据”、或者“依据”等词语连接;目的式开头是用“为”或者“为了”词语连接。当然,上级精神与现状分析可以同时存在,这还要视材料而定。
(二)主体部分
主体部分的书写主要根据文种来断定。若是一篇倡议书,其主体部分便是倡议的事项,也就是对策措施。例如:写一篇《关于文明出游的倡议书》,这时候主体部分便是向游客发出的文明倡议,也是提对策,如:爱护文物,杜绝乱刻乱画等等;若是一篇整改通知书,其主体部分就是整改事项,例如让某些“高污染、高耗能”企业进行整改,这时事项中就要写让企业如何整顿、改进;若是一份会议通知其主体部分便是通知事项,即会议的时间、地点、内容、与会人员及注意事项等.
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