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(1)函的含义
函,即信;公函即公务信件。它是高低级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和接洽工作、询问和答复问题时所应用的文体。函也叫公函、信函,作为党政公文的函是指机关单位使用的函,是常用的公文。
(2)函的特点
函的基本特点包括以下几个方面:
①平等沟通性。函主要用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题,体现着双方平等沟通的关系,这是其他所有的上行文和下行文所不具备的特点。即使是向有关主管部门请求批准,在双方不是隶属关系的时候,也不能使用请示和批复,只能用函,并且姿态、措辞、口气也跟请求和批复大不相同,也要体现平等性和沟通的特点。
②灵活广泛性。灵活性表现在两个方面:一是行文关系灵活。函是平行文,但它除了平行行文外,还可以向上行文或下行文,没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活,除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外,其他一般函,比较灵活自便,也可以按照公文的格式及行文要求办。
③方面简洁性。函一般篇幅小,内容单一,语言简洁,三言两语便可成文。
④单一实用性。函的主体内容应该具备单一性的特点,一份函只宜写一件事项。
二、函的分类
函大体上可分为商洽函、问答函、批答函三种。
(1)商洽函
商洽函用于不相隶属机关之间联系、商洽、协调某一问题或某项工作,如洽谈业务、要求写作、请求支援、商调干部、联系参观学习等。
(2)问答函
问答函用于机关询问政策性和业务性的问题以及其他需要搞清楚的事宜,如了解情况、征求意见、核查问题、催办事宜等。提出询问的是致函,给予解答的为复函。
(3)批答函
批答函用于不相隶属机关间请求批准和答复审批事项。
三、函的结构安排
函一般由标题、发文字号、主送机关、正文、发文机关和等几部分组成。
(1)标题
函的标题可以按照公文的一般要求来写。如果是去函,标题中文种只写“函”;如果是复函,则应写明“复函”。
(2)发文字号
函要有正规的发文字号,其写法与一般公文相同,由“机关代字+年后+顺序号”组成。
(3)主送机关
如是去函,其主送机关一般只有一个;如是复函,其主送机关就是来函的单位,哪个单位来的函,就写哪个单位。函的主送机关应写全称或规范化简称,一般不写单位或部门领导人。
(4)正文
这是函的主要部分。
(5)发文机关和日期
去函的落款需写明发文机关的名称和日期,并加盖公章;复函需写明复函机关的名称及日期,并加盖公章。有的函还要写明抄送单位机关名称。
四、巩固练习题
1. 下列属于商洽性公文的是( )。
A. 函 B. 报告 C. 意见 D. 倡议书
1. A 《党政机关公文处理工作条例》第8条规定,函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。故选A。
2. 不相隶属机关之间请求批准,用( )。
A. 请示 B. 报告 C. 函 D. 批复
2. C 在公文中,“函”是不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项的公文。故选C。
3. 如果需要使用公文在不相隶属的机关之间联系工作,应当使用的文种是( )。
A. 通报 B. 通知 C. 函 D. 意见
3. C 函适用于不相隶属的机关之间相互商洽工作,询问和答复问题,向有关主管部门请求批准某事项,主管部门答复审批事项等。故选C。
4. 以下有关公文的说法错误的是( )。
A. 公文的基本组成部分有:标题、正文、作者、日期、印章或签署
B. 通用公文,又称行政公文,指各类机关普遍使用的文件,如请示、报告、函等
C. 通知的作者广泛,不受机关性质与级别层次的限制
D. 函为不相隶属机关间相互往来的正式公文,对受文者的行为没有强制性影响
4. D 公文的基本组成部分包括:标题、正文、作者、日期、印章或签署。通用公文是各类各级机关普遍使用的公文。通知基本上是下行文,但也允许主送平级和不相隶属的机关。函灵活简便,内容较单纯,同样具有公文的法定效用,对受文者的行为有强制性影响。
5. 函灵活简便,可广泛应用于公务联系的各个领域,以下事项不适宜使用函件这一形式的有( )。
A. 北京市人民政府就X发电厂建设问题向国家计委申请
B. 上海市浦东新区人民政府就浦东新区的道路规划问题向上海市交通厅询问
C. 上海市公安厅就打击车匪路霸问题向华东六省的公安厅提出建议
D. 国务院、中央军委就军队营区外义务植树进行指示
5. D 略。
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